Wirteverband Basel-Stadt

Können Arbeitsverträge digital aufbewahrt werden?

Mit gewissen Risiken verbunden

Können die Unterlagen betreffend die Arbeitsverhältnisse (Arbeitsverträge, unterzeichnete Stundennachweise etc.) digital aufbewahrt werden? Diese Frage lässt sich nicht so leicht beantworten.

Der L-GAV für das Gastgewerbe regelt die Aufbewahrung der Unterlagen rund um ein Arbeitsverhältnis nicht. Folglich ist die digitale Aufbewahrung der Personaldossiers für die Gastrobranche nicht speziell geregelt.

Weil ein Arbeitsvertrag grundsätzlich nicht an eine bestimmte Form gebunden ist, kann ein solcher auch mündlich oder digital geschlossen werden. Die digitale Aufbewahrung eines schriftlichen Arbeitsvertrages sollte kein Problem sein, solange dieser keine Bestimmungen enthält, welche zwecks Gültigkeit schriftlich vereinbart werden müssen.

Unter anderem bei der Probezeit, der Kündbarkeit befristeter Verträge, der Lohnauszahlung, der Überstundenentschädigung sowie der Unterkunft und Verpflegung ist die Schriftform jedoch Gültigkeitserfordernis. Dasselbe gilt bei Saisonarbeitsverträgen betreffend die Bekanntgabe des Anfangs der Saison.

In diesen Fällen ist die Schriftlichkeit gemäss OR erforderlich: «Ein Vertrag, für den die schriftliche Form gesetzlich vorgeschrieben ist, muss die Unterschriften aller Personen tragen, die durch ihn verpflichtet werden sollen.» Die Unterschrift ist eigenhändig zu schreiben. Der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist die mit einem qualifizierten Zeitstempel verbundene qualifizierte elektronische Signatur.

Wird die Schriftlichkeit verlangt und wurde nicht die mit einem qualifizierten Zeitstempel verbundene qualifizierte elektronische Signatur verwendet, stellt sich die Frage, ob es ausreicht, diese Unterlagen digital aufzubewahren. Ein Teil der Lehre meint, dass unterschriebene Urkunden gescannt als PDF zulässig seien – diesbezüglich besteht aber keine Rechtssicherheit, insbesondere weil sich PDF-Dateien sehr leicht fälschen lassen.

Den Arbeitsverträgen, die lediglich digital geschlossen werden, mangelt es an der Schriftlichkeit, sofern diese nicht über eine qualifizierte elektronische Signatur und eine dauerhafte Archivierung verfügen. Fehlt diese Schriftlichkeit, so ist eine vom L-GAV oder vom OR abweichende vertragliche Regelung nicht wirksam. Die Teile des Arbeitsvertrags, an welche keine Formerfordernisse geknüpft sind und die dem L-GAV oder dem OR entsprechen, sind jedoch gültig.

Wer aus einer Urkunde Rechte ableiten will, muss die Erfüllung der Form und den Inhalt der Urkunde beweisen. Dies wird bei digital geschlossenen Verträgen mit Elementen, welche die Schriftlichkeit erfordern und bei welchen keine qualifizierte elektronische Signatur und eine dauerhafte Archivierung verwendet wurde, äusserst schwierig respektive kaum möglich sein.

Entsprechenden Vereinbarungen wird es sowohl an deklaratorischer Beweiskraft als auch an konstitutiver Wirkung mangeln, weil die Schriftlichkeit in den meisten Fällen von den Gerichten als nicht erfüllt eingeschätzt werden dürfte.

Bei den oben genannten Bestimmungen des L-GAV, welche die Schriftlichkeit verlangen, handelt es sich um zwingende Bestimmungen. Folglich kann nicht durch den Arbeitsvertrag festgelegt werden, dass ausschliesslich die digitale Form und Aufbewahrung eines Arbeitsvertrages rechtens ist und vor Gericht Bestand hat.

Es ist deshalb aus Beweisgründen noch immer dringend zu empfehlen, alle Unterlagen eines Arbeitsverhältnisses, welche die Schriftform verlangen, schriftlich auf Papier festzuhalten (mit den eigenhändigen Unterzeichnungen wo erforderlich) und physisch aufzubewahren, um das Streit- und Risikopotential über die konkreten Vertragsinhalte auf ein Minimum zu reduzieren und eine viel höhere (maximale) Rechtssicherheit zu erlangen.

Dieser Artikel basiert auf Informationen des Rechtsdienstes von GastroSuisse.

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